Основными задачами архивного отдела являются:

1. Управление архивным делом от лица Администрации на территории Касимовского муниципального района.


2. Обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Рязанской области, находящихся на хранении в архивном отделе.


3. Представление в главное архивное управление Рязанской области необходимых учетных данных для ведения единого государственного централизованного учета документов архивного фонда Рязанской области.


4. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов путем подготовки и представления Администрации предложений по обеспечению сохранности архивных документов.


5. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, политическое и культурное значение для муниципального района.


6. Проведение наполнение базы данных программного комплекса Архивный фонд.


7. Организационно–методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве, подписанных между главным архивным управлением Рязанской области и территориальными органами федеральных органов государственной власти Рязанской области.


Функции архивного отдела


1. Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на бумажных носителях, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Рязанской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их создания, в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального района;

- архивных фондов и архивных документов на бумажных носителях, юридических и физических лиц, переданных ранее на законных основаниях в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Рязанской области;

- печатных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

- научно-технической документации (НТД) на бумажных носителях;

-учетных документов, архивных справочников, других материалов, необходимых для работы архивного отдела.


2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, политическое и культурное значение для муниципального района в том числе:

- составление списков учреждений – источников комплектования архивного отдела, утверждаемых главой администрации Касимовского муниципального района и одобряемых главным архивным управлением Рязанской области, систематическая работа по их уточнению;

-отбор и прием документов постоянного срока хранения и по личному составу в архивный отдел;

- проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.


3. Организационно–методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве, подписанных между главным архивным управлением Рязанской области и территориальными органами федеральных органов государственной власти Рязанской области:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования архивного отдела и находящихся на территории Касимовского муниципального района;

- рассмотрение и согласования положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций источников- комплектования архивного отдела, инструкций по делопроизводству, проведение ежегодной паспортизации дел, составление сводных сведений на основании регламента;

- рассмотрение и представление в главное архивное управление Рязанской области описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, входящих в список учреждений предполагаемых источников комплектования архивного отдела;

- изучение и обобщение практики работы с документами в организациях района, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно – методической помощи работникам учреждений, организаций, предприятий по вопросам постановки делопроизводства;

- организация и участие в семинарах, совещаниях по делопроизводству;

-разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организаций документов в делопроизводстве, внедрению государственных стандартов, повышению квалификации работников архива и делопроизводственных служб.


4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального района о составе и содержании документов архивного отдела, исполнение запросов граждан и учреждений на документной основе;

- организация работы пользователей с архивными документами в читальном зале архивного отдела, создание для них условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, фото-выставок, материалов для СМИ, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных архивных копий и архивных выписок из архивных документов, рассмотрение заявлений, обращений граждан, прием граждан;

- создание и совершенствование научно – справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно – поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.


В соответствии со ст.15 Федерального закона от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» вся работа по информационному обеспечению органов местного самоуправления и удовлетворению прав граждан на архивную информацию проводится на бесплатной основе. Использование документов в архивном отделе ведется в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 г. № 143, с Правилами организаций хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 г. № 526, Законом Рязанской области от 14.07.2015 г. № 44-ОЗ «Об архивном деле в Рязанской области», административным регламентом «Предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов» утвержденным постановлением главы администрации Касимовского муниципального района от 01.08.2019 г. № 969.


5. Осуществление контроля за деятельностью сектора архива документов по личному сотаву, входящего в состав архивного отдела.


6. Составление годовых, перспективных планов работы архивного отдела.